Verser une prime à ses salariés : mode d’emploi

Jusqu’au 31 mars 2019, les entreprises ont la possibilité de verser à leurs salariés une prime exceptionnelle défiscalisée et sans charges sociales jusqu’à 1000 €. C’est l’occasion de revenir sur les différents types de gratification possibles et leurs modalités d’octroi.

Verser une prime à ses salariés, dans quel cadre ?

En tant qu’employeur, le versement d’une gratification est un argument fort de motivation et de fidélisation des salariés. En effet, ces gratifications, qui viennent compléter les salaires de base, sont un moyen de :  

  • récompenser une grande productivité, l’atteinte d’un résultat, l’assiduité, l’ancienneté… ; 
  • reconnaître et compenser des conditions d’exercice pénibles (éloignement géographique, travail dominical ou de nuit…) ;
  • encourager la cooptation et faciliter vos recrutements ;
  • associer vos collaborateurs à la performance de l’entreprise (prime d’intéressement)…

Certaines primes ont un caractère obligatoire. C’est le cas par exemple de :

  • celles inscrites dans les contrats de travail de vos salariés ;
  • ou celles prévues par un accord d’entreprise ou une convention collective.

Vous devez alors suivre les modalités d’attribution telles qu’elles ont été définies lors de leur négociation.

D’autres, en revanche, restent à votre entière discrétion, sous réserve de respecter certaines conditions.

Vous souhaitez verser une prime ponctuelle ?   

Vous avez la possibilité de verser des gratifications à titre exceptionnel à vos salariés, et cela quelle que soit la nature de leur contrat (CDI, CDD, temps partiel…). Il s’agit des primes « bénévoles », qui vous autorisent à fixer vous-même, unilatéralement : 

  • la date de versement de la prime ;
  • son montant ;
  • les conditions d’octroi…

Vous êtes libre également de la modifier ou de la supprimer.

Vous veillerez toutefois à observer une stricte objectivité, afin d’être en mesure de justifier vos règles d’attribution le cas échéant. L’objectif : éviter toute accusation de discrimination, notamment vis-à-vis de collaborateurs effectuant des missions similaires.

Le versement d’une prime peut-il devenir obligatoire ?

Il convient d’être vigilant. En effet, une prime facultative peut devenir obligatoire dès lors qu’elle cumule trois critères : 

  • la généralité, à savoir, la prime est accordée à tous vos collaborateurs ou à une catégorie déterminée ;
  • la régularité, elle intervient plusieurs années de suite ;
  • la fixité, elle est calculée selon des conditions similaires.

Dans une telle hypothèse, sachez qu’il est toujours possible de remettre en cause le versement de la prime, sans motivation ni justification (sauf si cet usage d’entreprise figure dans les contrats de travail de vos salariés). Vous devez alors, impérativement, en informer suffisamment tôt chacun de vos salariés et vos représentants du personnel. Sinon, le maintien de la prime pourrait être exigé.

À noter : pour ménager les relations sociales au sein de votre entreprise, il est fortement conseillé de favoriser le dialogue et la communication avant de supprimer toute prime.

Quel traitement comptable pour les primes (obligatoires ou non) ?

Obligatoires ou non, les primes versées à vos salariés sont en principe soumises à cotisations sociales. Il convient de les faire figurer sur les bulletins de paie (sauf cas particuliers, tel que la prime d’intéressement).

Les primes facultatives ne doivent pas être prises en compte pour :

  • calculer si le salaire d’un collaborateur est bien supérieur au Smic (le minimum légal),
  • estimer le montant des indemnités de congés payés ou la majoration des heures supplémentaires.


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